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Règlement d'accès aux archives du Comité international de la Croix-Rouge
31-10-1996 Article, Revue internationale de la Croix-Rouge, 821
adopté par l'Assemblée du CICR, le 17 janvier 1996
Préambule — Buts
1. Le présent Règlement organise l'accès aux archives du CICR qui comprennent :
les archives des organes décisionnels de l'institution ;
les archives des membres du Comité ;
les archives des unités du siège ;
les archives des délégations ;
des archives d'autres provenances, réunies aux archives du CICR, déposées dans les archives du CICR.
2. Il s'applique, par analogie, aux archives courantes, intermédiaires ou définitives qui ne sont pas déposées dans les archives du CICR.
Section I : Dispositions générales
Article 1 — Principe
Deux catégories d'usagers ont accès aux archives du CICR aux conditions fixées par le présent règlement :
les membres du Comité et les collaborateurs du CICR, d'une part ;
le public, d'autre part.
Article 2 — Limites
Des limitations d'accès aux archives du CICR sont définies aux Sections II et III, pour chacune des deux catégories d'usagers.
Article 3 — Communication
L'archiviste du CICR définit dans le Règlement de communication des archives du CICR, les modalités pratiques de l'accès aux archives du CICR.
Section II : Membres du Comité et collaborateurs du CICR
Article 4 — Membres
1. Conformément aux articles 2, 3 et 17 du Règlement intérieur du CICR du 2 mai 1991, les membres du Comité ont un accès aux archives courantes, intermédiaires et définitives du CICR, quelle que soit la classification des dossiers demandés. Ils n'ont pas d'accès général aux dossiers personnels des collaborateurs.
2. Le droit d'accès de la Commission de contrôle de gestion, tel que défini dans le Règlement de cette commission approuvé par l'Assemblée, demeure réservé.
Article 5 — Collaborateurs
1. Dans l'exercice de leurs responsabilités, les collaborateurs permanents du CICR ont accès aux arch ives courantes, intermédiaires et définitives classifiées « Internes » ou « Confidentielles » et soumises à un délai de protection.
2. Seule l'unité productrice ou, à défaut, l'archiviste du CICR, peuvent autoriser l'accès des collaborateurs du CICR aux archives classifiées « Strictement confidentielles ». Les procès-verbaux des séances en huis clos des organes décisionnels ne sont communiqués que sur autorisation expresse du président du CICR.
3. Le droit d'accès du contrôleur de gestion, tel qu'il ressort du cahier des charges adopté par l'Assemblée, demeure réservé.
Section III : Public
Article 6 — Archives Publiques
Le public a accès aux archives « Publiques » du CICR [1 ] , sur la base de délais qui assurent qu'aucun préjudice n'en résulte ni pour le CICR, ni pour les victimes qu'il a le devoir de protéger, ni pour des intérêts privés ou publics dignes de protection.
Article 7 — Archives Publiques
1. Les archives « Publiques » du CICR comprennent trois types de dossiers :
les dossiers généraux du CICR de plus de 50 ans, y compris les procès-verbaux des organes décisionnels ;
les procès-verbaux de la Commission de recrutement, les dossiers personnels des collaborateurs et les dossiers sériels contenant des données personnelles ou médicales de plus de 100 ans :
l'accès à des renseignements individuels de natu re biographique ou autobiographique, portant sur une personne identifiée, est autorisé après 50 ans : ces recherches se font par l'entremise des archivistes (cf. article 10) ;
si la personne concernée l'autorise, ce délai de 50 ans peut être raccourci ;
les archives d'autres provenances, déposées dans les archives du CICR, sont communiquées conformément aux délais fixés par les personnes ou les institutions qui les ont déposées.
2. Les délais de communication sont à compter de la date de fermeture du dossier 2 .
3. Les documents accessibles au public avant d'être déposés aux Archives le restent aussi par la suite.
Article 8 — Dérogations
1. Le Conseil exécutif peut, avant l'expiration des délais fixés à l'article 7, accorder des dérogations pour faciliter des travaux scientifiques que le CICR lui-même souhaite voir aboutir ou pour lesquels il estime avoir un intérêt.
2. Le Conseil exécutif adopte le Règlement des accès par dérogation aux archives classifiées.
Article 9 — Restrictions
L'accès du public aux archives du CICR pourra être provisoirement retardé pour permettre les travaux de conservation nécessaires à la communication des dossier demandés en consultation ou si aucune place de lecteur n'est disponible dans la salle de consultation.
Article 10 — Émoluments
Les recherches effectuées par des collaborateurs du CICR à la demande de personnes extérieures à l'inst itution sont soumises à émoluments (cf. art. 7).
Article 11 — Usage
L'usage des archives à des fins commerciales est interdit, sauf contrat ad hoc passé avec le CICR.
Section IV : Dispositions transitoires
Article 12 — Abrogation
Le présent règlement remplace le Règlement sur la consultation des archives du 22 mai 1981, dès le 1er janvier 1996.
Annexe
Tableau des groupes d'archives historiques en consultation publique
Période | Cote : Groupe d'archives ou sous-fonds | Dimension en mlin. |
1863-1945 (–1995) | Procès-verbaux P.V. du Comité, des commissions exécutives, des commissions spécialisées (certaines séries se continuent) | 4,00 |
1863-1914 | AF : Ancien Fonds Totalité des archives organiques autres que les P.V. | 8,00 |
1870-1871 | Agence de Bâle Archives constituées par l'Agence, versées au CICR après leur fermeture | 12,00 |
1877-1878 | Agence de Trieste Archives constituées par l'Agence, versées au CICR après leur fermeture | 1,00 |
1914-1918 | C-S : Comité-Secrétariat Affaires du Comité en dehors de celles touchant à l'AIPG | 1,00 |
1914-1918 | 400 : Agence internationale des prisonniers de guerre (AIPG) | 11,00 |
1916-1922 | [Versements tardifs ] Dossiers divers sans cotation structurée dont la provenance et la date de versement sont inconnues | 5,00 |
1919-1921 | FAW : Fonds d'archives de Watteville Protection des prisonniers après l'armistice | 4,00 |
1919-1950 | CR : Croix-Rouge Archives du Secrétariat général comprenant les dossiers des affaires juridiques et administratives, ainsi que des affaires opérationnelles de la période 1932-1939 – Série Sociétés nationales – Série Croix-Rouge internationale (1928-1950) – Séries opérationnelles Chaco, Éthiopie, Espagne, Guerre sino-japonaise – Autres séries Notamment les affaires juridiques et les affaires concernant la « CRI » avant 1928 | 60,00
10,00 4,00 8,00
38,00 |
1919-1932 (1948) | Mis. : Missions Principalement jusqu'en 1925, Affaires concernant la Russi e jusqu'en 1948 | 22,00 |
1919-1950 | Classement décimal Relations avec des institutions internationales, notamment à caractère social | 2,00 |
1919-1950 | Dossiers classés confidentiels, lors de l'entrée en vigueur du Règlement d'accès de 1973 (déclassés) | 3,00 |
1919-1922 | MSB : Mission en Sibérie | 2,00 |
1919-1922 | S.V. : Secours Vivres | 2,00 |
1920-1927 | U.I.S.E. : Union internationale de secours aux enfants Missions des délégués du CICR pour l'U.I.S.E. | 2,00 |
1921-1931 | CR 87 : Secours aux réfugiés russes | 4,00 |
1921-1926 | Commixt : Commission mixte de secours Action contre la famine en Russie principalement | 3,00 |
1939-1950 | G. : Archives générales du Comité Dossiers des affaires opérationnelles produits par le secrétariat central – Séries Délégations (G.3, G.8) – Série Camps de PG/IC (G.17) – Série Traitement de PG/IC (G.25) – Séries Otages et détenus politiques et Israélites (G.44, G.59) – Séries Secours, généralités (S.G.) – Séries Civils, généralités (C.G.) – Séries de correspondance (G. 85) – autres séries | 164,00
35,00 20,00 7,00 9,00 8.00 4,00 12,00 69,00 |
1939-1950 | [Archives des Divisions et Services ] – Service des camps Collection des rapports de visites en deux séries, rapports originaux (RO) et rapports toilettés (RT), avec plusieurs fichiers – Division des Secours – Secours en Grèce Archives organiques du CICR relatives à l'action de laCommission de gestion – Division Assistance spéciale – Division Transport – Chronologies (divers Unités) | 159,00 48,00
75,00 4,00
11,00 4,00 7,00 |
1941-1947 | CMS : Commission mixte de secours Archives de la Commission CICR — Ligue, versées aux archives du CICR | 26,00 |
1939-1950 | Archives des Délégations Dossiers constitués en délégation, en majeure partie après 1944 ; le gr oupe contient également des dossiers fermés après 1950 (non inclus) | 32,00 |
Notes :
1. Les archives classifiées « Publiques » sont inventoriées et classées par les archivistes du CICR.
2. Voir en annexe du Règlement le tableau des fonds « Publics » des archives du CICR tenu à jour par l'archiviste du CICR et approuvé par le Comité.
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