OBJETIVO DEL PUESTO
El/La Asistente Administrativo realiza cualquier tarea administrativa para apoyar las actividades operacionales de los equipos en el terreno.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
• Seguimiento de procesos administrativos de los equipos en el terreno.
• Actualiza y recupera datos en/desde herramientas y bases de datos especializadas.
• En colaboración con los responsables de departamentos, prepara el forecast mensualmente para los gastos que realizaran los equipos.
• Administra caja chica según los procedimientos de contabilidad/seguridad del CICR.
• Registra en el sistema contable todos los movimientos de efectivo y transferencias realizadas y/o solicitadas por la Sub-Delegación de Puerto Ordaz.
• Participa en actividades de cierre mensual.
• Apoya con el presupuesto y su seguimiento para los gastos de los programas.
• Organiza los viajes del personal en misiones de acuerdo con las políticas de viajes del CICR a nivel local en la Sub-Delegación de Puerto Ordaz.
• Organiza eventos, conferencias, seminarios, etc., y prepara con el apoyo de una agencia de catering o amas de casa, materiales o pausa café para los departamentos en eventos externos (interlocutores o beneficiarios) e internos en la Sub-Delegación de Puerto Ordaz.
• Contribuye en la elaboración de informes internos e institucionales.
• Redacta y finaliza correspondencia, presentaciones internas, actas de reuniones y otros documentos; comparte información entre los usuarios.
• Coordina con los interlocutores para reuniones que se vayan a llevar a cabo.
• Presta apoyo para las reuniones mediante la reservación de salas y materiales, incluida la configuración técnica para conferencias telefónicas, presentaciones y videoconferencias.
• Proporciona apoyo en la actualización del cronograma y otras herramientas.
• Realiza tareas de secretaría como hacer fotocopias, escanear y destruir documentos, organizar carpetas de diferentes programas.
• Crea y mantiene actualizados archivos electrónicos o en papel.
• Gestiona stocks de papelería y apoya a los equipos a gestionar sus stocks en la Sub-Delegación.
REQUISITOS PROFESIONALES
• Profesional con título universitario en Administración, Contaduría o carreras afines.
• Experiencia laboral de al menos 2 años en actividades similares.
• Experiencia en el manejo de proyectos, análisis de información y redacción de informes.
• Buen manejo de inglés escrito, hablado y leído.
• Buen conocimiento de los equipos de informática estándares.
• Capacidad para trabajar en equipo y también de forma autónoma.
REQUISITOS PERSONALES
• Experiencia con organizaciones humanitarias o no gubernamentales sin fines de lucro, sería una ventaja.
• Excelentes habilidades comunicativas
• Fuerte sentido de la confidencialidad.