Asistente Administrativo/ Contable – Puerto Ordaz, Bolívar
OBJETIVO DEL PUESTO
El/La Asistente Administrativo está a cargo de la caja y de realizar los registros contables en el sistema IRIS. Procesa las solicitudes que implican movimiento de efectivo, mantiene la caja chica con disponibilidad para atender los requerimientos diarios, apoya en velar por el cumplimiento de las reglas financieras en la Sub Delegación. El/La Asistente Administrativo realiza análisis de cuentas contables y seguimiento del presupuesto.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
• Creación y manejo de base de datos en herramientas especializadas.
• Crea y mantiene actualizados archivos electrónicos o en papel.
• Puede ser llamado para apoyar en la redacción y finalización de correspondencias, presentaciones internas, actas de reuniones y otros documentos; comparte información entre los usuarios.
• Puede ser llamado para apoyar con la actualización del cronograma de movimientos, las tablas, gráficos y otras herramientas; garantiza el seguimiento de las facturas para referencias futuras, incluidas las auditorias.
• Se prepara para las reuniones mediante la reservación de salas y materiales, incluida la configuración técnica para conferencias telefónicas, presentaciones y videoconferencias.
• Realiza tareas de secretaría como hacer fotocopias, destruir documentos y gestionar stocks de papelería.
• Administra caja chica por mes según los procedimientos de contabilidad / seguridad del CICR.
• Realiza la contabilidad de la Sub Delegación en el sistema contable y participa en el análisis de cuentas contables.
• Asegura la precisión e integridad de las transacciones contables de acuerdo con los procedimientos financieros.
• Realiza el análisis de las cuentas contables utilizadas y las compara con el presupuesto del departamento, para asegurar el uso adecuado del mismo y que los registros cumplan con los procedimientos.
• Evaluar constantemente y asegurar los controles internos correspondientes a su área de funcionamiento.
• Presta apoyo como asesor y formador en los asuntos financieros relacionados a los soportes de pago y transacciones realizadas por el equipo de la Sub Delegación a través de la caja chica, así como de los aspectos contables relacionados con estos.
• Ayuda a garantizar que las operaciones funcionen sin problemas a través de una gestión eficiente del flujo de caja.
• Prepara los soportes de cierre mensual para ser revisados en conjunto con el F&A Manager y posteriormente enviarlos a la Delegación de Caracas.
• Conoce, aplica y cumple con todos los procedimientos administrativos y financieros y los plazos relacionados con su trabajo.
• Mantiene los archivos actualizados en todo momento y asegura la presentación adecuada de los documentos de respaldo relevantes para referencia futura, incluidas las auditorías.
• Apoya en la preparación de informes periódicos de las actividades del departamento de administración.
• Apoya en la preparación de la previsión mensual.
• Identifica anomalías u otros problemas y los informa a su supervisor.
REQUISITOS PROFESIONALES
• Profesional con título universitario en Contaduría Pública, Administración o carreras afines.
• Experiencia laboral de al menos 3 años en actividades similares.
• Experiencia en el manejo de proyectos, análisis de información y redacción de informes.
• Buen manejo de ingles escrito, hablado y leído.
• Buen conocimiento de los equipos de informática estándares.
• Capacidad para trabajar en equipo y también de forma autónoma.
REQUISITOS PERSONALES
• Experiencia con organizaciones humanitarias o no gubernamentales sin fines de lucro, sería una ventaja.
• Excelentes habilidades comunicativas.
• Fuerte sentido de la confidencialidad.
Condiciones de Trabajo: Beneficios laborales competitivos. Oportunidad de contribuir con una organización humanitaria.
Lugar de trabajo: Puerto Ordaz, Estado Bolívar Venezuela (*Puesto especialmente para residentes en Venezuela).
Para postularse: Se invita a los interesados a remitir su CV y una carta de motivación de una página, al correo electrónico: caa_recruitment_services@icrc.org indicando en la referencia/subject: Proceso de Selección al Puesto de Asistente Administrativo/ Contable Puerto Ordaz. Enviar documentos a más tardar hasta el 08 de julio de 2022.