Asistente Administrativo – Puerto Ordaz, Bolívar

05 septiembre 2022

OBJETIVO DEL PUESTO
El/La Asistente Administrativo realiza cualquier tarea administrativa para apoyar las actividades operacionales de los equipos en el terreno con un enfoque en salud.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
• Seguimiento de procesos administrativos de los equipos de asistencia en el terreno.
• Actualiza y recupera datos en / desde herramientas y bases de datos especializadas.
• En colaboración con los responsables de departamentos, prepara el forecast mensualmente para los gastos que realizaran los equipos
• Apoyo en la apertura y cierre de los avances de trabajo para el desarrollo de las actividades en terreno de los oficiales de campo.
• Apoya a los equipos con el presupuesto y su seguimiento para los gastos del programa.
• Prepara los documentos administrativos requeridos para la implementación de los programas, como certificados de donación.
• Contribuye a informes internos e institucionales.
• Redacta y finaliza correspondencia, presentaciones internas, actas de reuniones y otros documentos; comparte información entre los usuarios.
• Coordina con los interlocutores para reuniones que se vayan a llevar a cabo.
• Apoyo para las reuniones mediante la reservación de salas y materiales, incluida la configuración técnica para conferencias telefónicas, presentaciones y videoconferencias.
• Apoya al equipo de salud durante la organización de eventos: realiza 'event requests', envía las invitaciones, organiza compra de refrescos, preparación de material didáctico con el apoyo técnico de los departamentos concernientes.
• Gestiona las solicitudes Non Medical a través de los sistemas internos y lleva un seguimiento de esta herramienta mensualmente.
• Proporciona apoyo en la actualización del cronograma y otras herramientas.
• Realiza tareas de secretaría como hacer fotocopias, destruir documentos, organizar carpetas de diferentes programas.
• Crea y mantiene actualizados archivos electrónicos o en papel.
• Gestiona stocks de papelería y apoya a los equipos a gestionar sus stocks en la sub-delegacion

REQUISITOS PROFESIONALES
• Profesional con título universitario en Administración, o carreras afines.
• Experiencia laboral de al menos 2 años en actividades similares.
• Experiencia en el manejo de proyectos, análisis de información y redacción de informes.
• Buen manejo de ingles escrito, hablado y leído.
• Buen conocimiento de los equipos de informática estándares.
• Capacidad para trabajar en equipo y también de forma autónoma.

REQUISITOS PERSONALES
• Experiencia con organizaciones humanitarias o no gubernamentales sin fines de lucro, sería una ventaja.
• Excelentes habilidades comunicativas
• Fuerte sentido de la confidencialidad.

Condiciones de Trabajo: Beneficios laborales competitivos. Oportunidad de contribuir con una organización humanitaria.
Lugar de trabajo: Puerto Ordaz, Estado Bolívar Venezuela (*Puesto especialmente para residentes en Venezuela).
Para postularse: Se invita a los interesados a remitir su CV y una carta de motivación de una página, al correo electrónico: caa_recruitment_services@icrc.org indicando en la referencia/subject: Proceso de Selección al Puesto de Asistente Administrativo Puerto Ordaz. Enviar documentos a más tardar hasta el 23 de septiembre de 2022.