Asistente del Departamento "Welcome" - Caracas
OBJETIVO DEL PUESTO
El/La Asistente de Bienvenida colabora en la óptima organización de las actividades de bienvenida: Coordinación de traslados de colaboradores e invitados de la organización, gestión de viajes, visas, permisos, registro oficial ante las autoridades y alojamiento.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
• Asiste al Departamento de Bienvenida en todas sus actividades administrativas cuando lo solicitan.
• Participa en la organización de los traslados y del alojamiento (hotel, apartamento, casa) para los colaboradores e invitados.
• Interactúa con las autoridades correspondientes (ministerios, consulados, etc.) en relación con los certificados, visas, permisos, registro de datos, etc.
• Ayuda a organizar los viajes del personal (avión, vehículos etc.) de la manera más conveniente en cuanto a costos y medios de transporte, y, de ser necesario, coordina los traslados desde y hacia los aeropuertos.
• Organiza el flujo de comunicación sobre los viajes del personal entre las oficinas del CICR, las subdelegaciones, las delegaciones o la sede.
• Mantiene actualizadas todas las bases de datos correspondientes sobre el personal, las misiones y otros viajes, la validez de los documentos, las residencias y cualquier otra información pertinente (escuelas, aerolíneas, números telefónicos, entre otras)
• Organiza los archivos de Bienvenida, las tarjetas personales, los programas informativos y los recorridos por la delegación para recién llegados.
• Organiza la gestión de Bienvenida para eventos/reuniones/seminarios en coordinación con las personas correspondientes.
REQUISITOS PROFESIONALES
• Título profesional en Turismo, Administración o equivalente
• Muy buen dominio del inglés escrito y hablado
• Competencia informática y capacidad para ejecutar software específico (Microsoft Office)
• 2 años de experiencia en cargos similares
REQUISITOS PERSONALES
• Vocación de servicio
• Capacidad para trabajar bajo presión y en horarios flexibles
• Buenas habilidades organizativas, comunicativas y de gestión del tiempo
• Actitud proactiva, dinámica y emprendedora
RELACIONES
• Internamente interactúa con el personal extranjero y nacional de la organización
• Externamente interactúa con agencias de viajes, aerolíneas, compañías de transporte, consulados, autoridades aeroportuarias y de inmigración
Condiciones de Trabajo: Beneficios laborales competitivos. Oportunidad de contribuir con una organización humanitaria.
Lugar de trabajo: Caracas Venezuela (*Puesto especialmente para residentes en Venezuela).
Para postularse: Se invita a los interesados a remitir su CV y una carta de motivación de una página, al correo electrónico: caa_recruitment_services@icrc.org indicando en la referencia/subject: Proceso de Selección al Puesto de Asistente de Bienvenida. Enviar documentos a más tardar el 29 de marzo de 2021.