Vacante: Asistente y oficial de gestión de la información (Honduras)
La misión del Comité Internacional de la Cruz Roja en Honduras busca profesional altamente calificado y motivado para la posición de:
Asistente & Oficial de Gestión de la Información
Objetivo del Puesto
La Asistente & Oficial de Gestión de la Información mantiene un amplio panorama de cuestiones confidenciales y prioritarias dentro de la Misión, facilita el trabajo de la jefatura, garantiza el buen funcionamiento en su área de especialización (Gestión de la información), incluyendo la gestión de la información, actuando como la persona de referencia (protocolo, correspondencia, seguridad de documentación, archivaje, tecnología básica, la identidad visual y power user).
Principales responsabilidades:
- Es responsable de la gestión de la información en la Misión de Honduras y es el punto focal para Gestión de la Información en coordinación con el AIMO de la DR MEX
- Actúa como la persona de referencia para el protocolo, las reglas de correspondencia, de la seguridad de los documentos, y del uso de las herramientas informáticas estándar.
- Se asegura de que todos los colaboradores entiendan los desafíos y apliquen las políticas y procedimientos institucionales en la materia.
- Proporciona capacitación y apoyo a los colegas sobre las herramientas informáticas y soporte técnica.
- Apoya a la jefatura en todas las cuestiones de gestión de la información y traducciones español/ingles.
- Punto focal para las gestiones IT en coordinación con el ICT Manager de la DR MEX
Gestión de la información
- Gestiona el flujo de información, asegurando que el personal lo entienda y aplique las políticas y procedimientos institucionales adecuados.
- Contribuye activamente al desarrollo, implementación y monitoreo de programas/proyectos relacionados a la gestión de la información y participa en los intercambios sobre las nuevas prácticas.
- Gestiona, actualiza y supervisa el uso de las herramientas CICR (SharePoint, IBM Lotus Notes, Shared drives y aplicaciones de Internet)
- Redacta, revisa, edita y finaliza la correspondencia, presentaciones, y otros documentos.
- Informa a los colaboradores sobre los procedimientos, procesos, y nuevas prácticas en relación con la gestión de la información, protocolos escritos y correspondencia, normas sobre las firmas y la protección de documentos, uso y almacenamiento de los archivos y las herramientas CICR.
- Organiza, supervisa o administra las herramientas de trabajo cooperativo (TeamSpace, base de datos locales, shared drives) y también supervisa en las misiones.
- Proporciona apoyo al Asistente (AIMO) de la DR MEX o ICT Manager con visitas de soporte a las subdelegaciones, cuando sea necesaria.
Soporte a la Jefatura
- Redacta en español e inglés, la correspondencia protocolar o informal – de manera autónoma – para la firma de la Jefatura; edita y/o revisa su correspondencia, los informes u otro tipo de documentos;
- Toma las minutas de las reuniones organizadas por la jefatura
- Traduce documentos e informes de español al inglés para la Jefatura y otros departamentos.
- Apoya con la preparación de expedientes sobre temas específicos, eventos y visitas de alto nivel.
- Apoya a los otros departamentos con eventos importantes.
- Compila y finaliza los documentos de síntesis, informes periódicos Internos (MOR, BFR, PfR, etc.)
IT – Power User
- Organiza el reemplazo y la compra de equipos según las directrices del ICT Manager de acuerdo con especificaciones/características de los equipos
- Punto focal para revisar que la red esté trabajando adecuadamente
- Contactar a los diferentes proveedores de servicios para solucionar posibles problemas
- Apoya en las dificultades básicas que tengan los colaboradores en materia IT
- Asegura que los colaboradores llenen adecuadamente y envíen sus tickets al Service Desk para resolver los problemas que surgen
- Hace recordatorios sobre el manejo de los equipos de cómputo y buenas prácticas.
- Socializa la implementación de nuevos softwares y plataformas
- Responsable del inventario de equipo de cómputo, préstamos, etc.
- Asignar equipo al personal nuevo o reemplazos
Requisitos y habilidades requeridas:
- Nivel universitario: Título en Relaciones Internacionales, socioeconómicas o administración de empresas o ciencias afines.
- Nivel intermedio de inglés (oral y escrito)
- Habilidades demostradas en redacción, traducción, comunicación y presentaciones en inglés/español
- Facilidad con aplicaciones y herramientas informáticas (Paquetería Office)
- Capacidad de síntesis, análisis, priorización, organización y evaluación
- Alta atención al detalle
- Discreción, neutralidad y confidencialidad frente a su trabajo
- Excelentes relaciones interpersonales y de trabajo en equipo
- Proactividad y respeto dentro de los marcos institucionales
- Sentido de responsabilidad y de autonomía
- Facilidad de comunicación (capacidad de redacción y hablar en público)
- Capacidad de flexibilidad al trabajar con equipos multidisciplinarios
- Conocimiento con el Movimiento de la Cruz Roja y sus principios (deseable)
Experiencia laboral
- Experiencia profesional de 2 a 4 años en responsabilidades similares
- Experiencia comprobada en gestión de la información administración y/o asistente
- Experiencia comprobada en trabajo con organizaciones humanitarias y/o internacionales (deseable)
- Experiencia comprobada en manejo de bases de datos y/o plataformas de la información
Ofrecemos: Sueldo competitivo, prestaciones superiores a la ley, oportunidad de contribuir en una organización internacional humanitaria.
Lugar de trabajo: Tegucigalpa M.D.C., Honduras
Para Aplicar: Interesados (as) que reúnan los requisitos favor los siguientes documentos:
- Curriculum Vitae
- Carta de expresión de interés en la que incluya la aspiración salarial
- 2 referencias profesionales por escrito
- 2 referencias personales por escrito
- Copia de Título Universitario
- Copia de antecedentes penales y policiales
Toda la documentación debe ser enviada en formato PDF a la siguiente dirección teg_rh_services@icrc.org favor colocar en el asunto del correo electrónico el siguiente código: TEG-21-10- Asistente & Oficial de Gestión de la Información
Fecha límite para aplicar: viernes 19 de noviembre de 2021 a las 5:00 p.m.
No se aceptarán postulaciones que no incluyan toda la documentación solicitada. El CICR se reserva el derecho de contactar y notificar únicamente a los candidatos que cumplan con el perfil solicitado.