Vacante: Oficial Welcome-Recepción (Honduras)

La misión del Comité Internacional de la Cruz Roja en Honduras busca profesional altamente calificado y motivado para la posición de:

Oficial Welcome- Recepción

Objetivo del Puesto
Responsable del servicio Welcome y área de Recepción, asegurando el seguimiento eficiente y adecuado en la organización de eventos, viajes nacionales e internacionales y reservas de hotel para la buena ejecución en las operaciones de la Misión. Apoyo al personal móvil basado en Honduras, dando seguimiento a sus trámites migratorios ante las autoridades del país.

Principales responsabilidades:

• Responsable de la reserva de boletos de avión y compra, alojamiento y transporte para visitas oficiales,
• Responsable de las negociaciones, cotizaciones con proveedores para eventos
• Responsable de trámite de Visas y archivos de ex patriados
• Recibe los visitantes
• Responsable de la recepción de llamadas
• Responsable de la recepción y distribución de correspondencia
• Organiza y da seguimiento a las reuniones con interlocutores a solicitud

Responsabilidades especificas

Welcome:

• Organiza viajes, reserva boletos de avión y hoteles para la oficina para las misiones en terreno y visitantes de otras delegaciones, así como de interlocutores externos a solicitud
• Recopila la documentación soportes de los billetes solicitados por el personal de la Misión, así como de los hoteles
• Coordina con los delegados y empleados de la Misión, así como con los responsables de Welcome de la Delegación Regional de México para asegurarse que sus planes de viaje sean correctos dentro y fuera de Honduras
• Contribuye a la identificación y negociación de tarifas con hoteles en diferentes sitios de Honduras
• Prepara y entrega el paquete de "bienvenida" y reglas de seguridad para los visitantes (la entrega debe ser hecha con un día mínimo de anticipación a su llegada).
• Actualiza la base de datos "TEG Welcome Services".
• Organiza la logística de llegadas y salidas de/hacia el aeropuerto.
• Responsable de la preparación de eventos (alojamiento, traslados, alimentos, etc.).
• Colabora en la obtención oportuna documentos diplomáticos para expatriados y sus familias, asegurando que toda la información confidencial sea archivada adecuadamente y protegida (información de visas, pasaportes, etc.) y que la computadora quedé bloqueada cuando se aleje del escritorio.
• Contacta a las autoridades pertinentes para la obtención de visas, extensiones, permisos de residencia para los expatriados.
• Colabora en la tramitación de bajas y renovaciones de documentos diplomáticos.

Recepción:

• Se encarga de la atención telefónica de la oficina, contestando y canalizando las llamadas entrantes, así como transmitiendo los mensajes a los colaboradores correspondientes
• Recibe correspondencia y la distribuye en los casilleros correspondientes.
• Atención a visitantes de la oficina.
• Mantener actualizado el Directorio de la oficina, así como la lista de proveedores relacionados a su cargo.
• Responsable de la buena apariencia del área de la recepción como de la sala de juntas Organizar los horarios de ocupación de la sala de juntas.
• Archiva y mantiene al día las carpetas de expatriados y actualiza documentos oficiales o de las autoridades con fechas de vencimiento.

Apoyo Administrativo

• Responsable de revisar las facturas de taxis por el servicio de los empleados CICR, visitas de otras delegaciones, interlocutores y beneficiarios en movimientos oficiales y para el caso de personal móvil aplica taxis privados para ser entregadas a la administración ara proceso de pago.
• Responsable de entregar facturas de vuelos/hoteles con todos los soportes y aprobaciones necesarias para ser entregadas al contador.
• Elabora las Órdenes de Compra Exentas relacionadas a los boletos aéreos comprados, hoteles y servicios de comidas para eventos u otras requeridas.
• Escaneo y archivo de listas de asistencia de eventos
• Realiza informes, estadísticos o reportes de acuerdo con el área de funciones
• Apoyo administrativo cuando sea requerido

Requisitos y habilidades requeridas:

Estudios y áreas de conocimiento específicos

• Título universitario en administración de empresas o carreras afines.
• Muy buenos conocimientos de Word, Excel, Lotus, PowerPoint e Internet (indispensable).
• Capacidad para utilizar los equipos de oficina.
• Muy buen nivel de redacción y ortografía en español
• Buenos conocimientos del inglés (sobre todo escrito) deseable
• Conocimiento con el Movimiento de la Cruz Roja y sus principios (deseable)

Experiencia laboral

• Experiencia profesional de 2 a 3 años en responsabilidades similares
• Experiencia en la organización logística y administrativa de eventos, talleres, seminarios
• Experiencia en compra y gestión de boletos aéreos
• Experiencia en trabajo con organizaciones humanitarias (deseable)
• Experiencia en manejo de bases de datos (deseable)

Ofrecemos: Sueldo competitivo, prestaciones superiores a la ley, oportunidad de contribuir en una organización internacional humanitaria.

Lugar de trabajo: Tegucigalpa M.D.C., Honduras

No se aceptarán postulaciones que no incluyan toda la documentación solicitada. El CICR se reserva el derecho de contactar y notificar únicamente a los candidatos que cumplan con el perfil solicitado.