Responsável Administrativo/a

O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) é uma organização imparcial, neutra e independente cuja missão exclusivamente humanitária é proteger a vida e a dignidade das vítimas dos conflitos armados e de outras situações de violência, assim como prestar-lhes assistência.
A Delegação Regional do CICV para a Argentina, Brasil, Chile, Paraguai e Uruguai busca um(a) candidato(a) qualificado(a) para trabalhar em seu escritório em Boa Vista no cargo de: Responsável Administrativo/a em Boa Vista

Contexto:
A Delegação Regional de Brasília atua para responder às necessidades de pessoas afetadas pela violência armada, promove o Direito Internacional Humanitário (DIH) e os Direitos Humanos aplicáveis à função policial. Nossa instituição trabalha com seis prioridades operacionais na região coberta pela Delegação Regional: os impactos humanitários da violência armada em geral e em serviços públicos essenciais em particular, pessoas desaparecidas e suas famílias, migração, detenção, cooperação com o Movimento e promoção do direito internacional humanitário e dos direitos humanos, quando aplicável.

Propósito das atividades diárias:
O/A Responsável Administrativo/a é responsável pela integridade da contabilidade financeira e analítica e pelos relatórios da sua área de responsabilidade. Ele/a supervisiona todos os recursos financeiros e atividades administrativas, como gestão de instalações e viagens de pessoal, e atua como ponto focal de Recursos Humanos para o escritório de sua responsabilidade.

Descrição do cargo:
Funções Gerais sob a supervisão do Chefe de Escritório, cabe ao/à Responsável Administrativo/a:

1. Ser responsável pela integridade da contabilidade financeira e analítica, supervisiona todos os recursos financeiros e atividades administrativas do escritório de sua resposabilidade;
2. Atuar como ponto focal para Recursos Humanos;
3. Ser responsável pelas contas do escritório de sua responsabilidade. Pode ser solicitado/a a contribuir para a preparação do orçamento anual/previsão mensal e relatório de riscos, controle de custos e análise de desvios orçamentários.
4. Assegurar o cumprimento dos requisitos estatutários de reporte e avaliar regularmente a situação financeira (incluindo a tesouraria) do escritório;
5. Atuar como conselheiro/a e instrutor/a em todas as questões financeiras ou econômicas para as equipes que executam projetos humanitários;
6. Interpretar as diretrizes e políticas institucionais à luz do contexto local, cuida para que sejam rigorosamente aplicadas e monitoradas;
7. Atuar como interface co-signatária e financeira para autoridades e partes comerciais (fornecedores, bancos, etc.);
8. Fornecer previsões confiáveis e dados orçamentários para a equipe da Administração;
9. Supervisionar a gestão financeira e manutenção diária do escritório e instalações residenciais, mantendo uma configuração de segurança adequada;
10. Apoiar o Chefe do Escritório na criação e atualização da Avaliação de Risco para o escritório, com foco nos riscos relacionados a imóveis e finanças,
11. Implementar e monitorar medidas de mitigação de riscos em sua área de responsabilidade, em estreita colaboração com os departamentos técnicos;
12. Em cooperação com os departamentos técnicos e a equipe "sustainable developement", iniciar e liderar medidas para reduzir o consumo de energia e implementar medidas de "fechamento de lacunas" identificadas na Avaliação de Sustentabilidade;
13. Efetuar pagamentos em cash (BRL / USD) e banco (BRL);
14. Lançar as faturas pagas no sistema contábil vigente;
15. Realizar o fechamento mensal da contabilidade e preparação dos documentos correspondentes, sendo responsável pelo fechamento mensal da contabilidade do escritório de sua responsabilidade;
16. Compilar e estabelecer mensalmente a previsão de gastos para o mês seguinte;
17. Analisar a contabilidade (financeira e analítica) e contribuir com o reporting financeiro.

Welcome

1. Baseado nas solicitações de viagem, pedir reservas de voos para os funcionários do escritório de sua responsabilidade, buscando sempre a melhor oferta em termos de qualidade/preço;
2. Identificar hotéis próximos ao escritório de sua responsabilidade e negociar tarifas favoráveis;
3. Preparar Welcome files e os avanços de salário (salary advance) para visitantes expatriados do CICV;
4. Estabelecer contatos e manter boas relações com interlocutores externos como Hotéis, Agências de viagem, companhias aéreas, etc.;

Recursos Humanos

1. Participar ativamente na avaliação quantitativa e qualitativa da necessidade de funcionários do escritório de sua responsabilidade;
2. Garantir o respeito da lei trabalhista, assim como da política referente a gestão de RH do CICV, explicando os princípios aos colaboradores;
3. Gerir o controle de jornada dos funcionários e manter um arquivo, fazendo um seguimento das compensações e sensibilizando os chefes diretos na aplicação das regras internas;
4. Ser capaz de explicar e aplicar o regulamento de pessoal e de informar os funcionários das condições de trabalho;
5. Garantir a atualização dos dados contratuais nos arquivos em papel (pedido de férias, ausências, horas extras) para todo o pessoal do escritório de sua responsabilidade;
6. Apoiar na organização de reuniões e seminários para os departamentos dentro e fora do CICV (ofertas, negociações, reserva de salas, coffee break, etc.).

Premises

1. Identificar imóveis para aluguel conforme o setup estabelecido para o escritório de Boa Vista;
2. Elaboração e gerenciamento de contratos de locação de imóveis com imobiliárias e/ou proprietários;
3. Assegurar que os requisitos de segurança passiva (MSR) sejam cumpridos de acordo com os padrões da instituição (instalação de equipamentos como detector de fumaça, extintor de incêndio, película 3m anti-estilhaçamento, etc);
4. Equipar e montar as instalações de acordo com a lista Standard do CICV;
5. Contribui para a implementação da housing police;

Requisitos mínimos de conhecimentos e experiência:

• Formação universitária completa em Administração, Contabilidade ou áreas similares;
• Fluência em Inglês e Português (fala, compreende, escreve e lê), com excelente capacidade de redação e habilidade de expressão formal nesses idiomas;
• Desejável habilidade de compreensão, leitura, escrita e fala no idioma Espanhol;
• Experiência em um ambiente de trabalho internacional, no exterior ou com uma organização internacional/agência de desenvolvimento é um diferencial;
• Experiência na área financeira e contábil é desejável;
• Experiência com elaboração de relatórios e de prestações de conta é desejável;
• Conhecimentos práticos Microsoft Office, principalmente Excel (avançado);
• Possuir visto de trabalho no Brasil ou ser cidadão dos países do MercoSul e países associados.

Sua atitude é tudo:

• Capacidade de comunicação, análise, redação e apresentação;
• Habilidade de negociação;
• Habilidade para trabalhar de forma independente;
• Capacidades analíticas;
• Capacidade de trabalhar com descrição e confidencialidade;
• Senso elevado de organização e responsabilidade;
• Habilidade de escuta, empatia e flexibilidade;
• Capacidade para trabalhar sob pressão;
• Habilidades para trabalho em equipe.

O que oferecemos:

• O CICV valoriza a diversidade e está comprometido em criar um ambiente de trabalho inclusivo. Aceitamos inscrições de todos os candidatos qualificados;
• A oportunidade de entrar para uma organização humanitária atuante em cem países, parte da maior rede humanitária do mundo e a mais antiga;
• Criar impacto e influenciar por meido do trabalho que a equipe de Comunicação desenvolve na Delegação Regional Brasília;
• Desenvolvimento profissional e pacote de benefícios estimulantes;
• Uma equipe única, global, remota e diversa;
• Você trabalhará no escritório do CICV em Boa Vista, Brasil.

Informações adicionais:

• Data de início: 09/2022;
• 40 horas semanais;
• Contrato de exclusividade e de prazo indeterminado;
• Alguns dos benefícios oferecidos: Plano de aposentadoria/previdência privada; plano de saúde e plano odontológico; vale alimentação; Total Pass (plano de desconto em academias para atividades físicas diversas)