Vaga: Responsável Executivo & Oficial de Gestão da Informação

05 janeiro 2021

O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) é uma organização imparcial, neutra e independente cuja missão exclusivamente humanitária é proteger a vida e a dignidade das vítimas dos conflitos armados e de outras situações de violência, assim como prestar-lhes assistência.

A Delegação Regional do CICV para a Argentina, Brasil, Chile, Paraguai e Uruguai, com sede em Brasília, busca um/a candidato/a qualificado/a para trabalhar em Brasília no cargo de Responsável Executivo & Oficial de Gestão da Informação.

Propósito das atividades diárias:

O/A Responsável Executivo & Oficial de Gestão da Informação fornece suporte administrativo à Alta Gestão e é responsável pela Gestão da Informação. Atua como uma pessoa de referência para protocolos escritos, correspondência e ferramentas padrão. Com o apoio de todas as demais áreas envolvidas, é responsável pela supervisão e coordenação dos eventos e visitas de alto nível da Delegação Regional de Brasília. Supervisiona o/a Assistente da Gestão da Informação e o/a Assistente de Viagens. Juntos, garantem suporte adequado e serviço de qualidade para todos os departamentos. Sob sua liderança, os membros da equipe contribuem ativamente para a comunicação fluida e para o respeito aos protocolos, procedimentos, padrões e diretrizes de gestão da informação e chancelaria em todos os locais e departamentos. Atua como ponto focal (pessoa de coordenação e referência) para protocolo escrito e correspondência com autoridades e todas as partes interessadas em todos os países e locais cobertos pela Delegação Regional de Brasília. Atua como ponto focal técnico para manutenção e atualização do SMIP (Security Management Information Platform) em estreita coordenação com o Chefe de Operações.

Sua próxima equipe

A Delegação Regional de Brasília, que cobre Argentina, Brasil, Chile, Paraguai e Uruguai, trabalha com seis prioridades operacionais principais: mitigação dos impactos humanitários da violência armada em geral; garantia de acesso a serviços públicos essenciais para as pessoas que vivem nas áreas afetadas pela violência; acompanhamento de pessoas desaparecidas e suas famílias, assim como promoção, criação e implementação de mecanismos e políticas públicas que tratem das consequências dos desaparecimentos por múltiplas circunstâncias; migração, com foco especial nos migrantes e refugiados da Venezuela, nas condições e no destino das pessoas privadas de liberdade, bem como no apoio e aconselhamento às autoridades responsáveis pela detenção; cooperação com o Movimento; e promoção do Direito Internacional Humanitário e dos Direitos Humanos, quando aplicável.

Descrição do cargo:

• Supervisionar a distribuição de documentos eletrônicos enviados para a(s) caixa(s) de correio compartilhada(s) da delegação/escritórios e todos os documentos em papel recebidos e garantir que sejam compartilhados com os funcionários em questão;
• Organizar ou supervisionar a organização de sessões de treinamento, quanto ao uso de uma variedade de ferramentas colaborativas e bancos de dados Lotus Notes;
• Atualizar informações gerais nas ferramentas de referência (SharePoint, bancos de dados IBM Notes, drives compartilhados, aplicativo da Web, Intranet ou outros);
• Ser responsável por administrar o SMIP e apoiar o responsável pela segurança nas tarefas administrativas relacionadas com a gestão da segurança;
• Gerenciar/supervisionar as tarefas de criação de acesso para todos os escritórios (criação de perfil, permissões de acesso);
• Assegurar que os funcionários sejam informados e/ou treinados em gerenciamento de informações, protocolos escritos e correspondência, regras sobre assinaturas e proteção, uso e armazenamento de material de escritório, gerenciamento de registros, arquivamento e ferramentas de gerenciamento de informações; garantir que a equipe cumpra as regras e procedimentos relacionados;
• Realizar missões regulares aos escritórios para fortalecer os pontos focais, fiscalizar as tarefas de gestão da informação e chancelaria, assessorar na gestão da informação, verificar os arquivos físicos, dar formação a todos os utilizadores (gestão da informação, utilização de ferramentas institucionais, etc.);
• Contribuir para a implementação de todos os projetos ou programas de gestão da informação nas delegações principais e escritórios;
• Explicar, aplicar e garantir a aplicação dos procedimentos de arquivamento intermediário de documentos eletrônicos e em papel; assumir a responsabilidade pela aplicação de procedimentos intermediários de arquivamento dentro da delegação e assegurar o seu processamento; garantir o cumprimento das regras de preservação de arquivo;
• Como membro ativo da equipe de gestão, participar das discussões estratégicas, acompanhar a implementação das decisões e estratégias; sinalizar problemas e atrasos; produzir e atualizar o cronograma e outras ferramentas;
• Supervisionar/redigir correspondência formal e informal em português, espanhol e inglês para assinatura da Alta Gestão;
• Compilar e finalizar resumos e relatórios regulares (PFR, MfR, relatórios, MoM, etc.);
• Supervisionar o correto arquivamento dos documentos da Alta Gestão, bem como dos arquivos físicos;
• Supervisionar a recepção de visitantes diariamente e garantir que o protocolo adequado (diplomático, interno, etc.) seja respeitado e aplicado de forma coerente em todos os escritórios;
• Elaborar planos de contingência (em matéria de secretariado, arquivo e gestão da informação);
• Certificar-se de que os briefings sejam feitos de forma sistemática para todos os novos funcionários sobre os assuntos acima mencionados, treinar regularmente todos os usuários e garantir o cumprimento das regras e procedimentos;
• Treinar os assistentes da unidade e dos escritórios (ou qualquer outra pessoa responsável) e supervisioná-los na aplicação dos procedimentos relacionados;
• Certificar-se de que os papéis timbrados, cartões de visita, envelopes, etc. cumpram as regras de identidade visual aplicáveis;
• Organizar workshops/teleconferências regulares com relação às temáticas de gestão da informação;
• Ser responsável pela coordenação, em todos os departamentos/escritórios, de eventos com participantes de alto nível, como visitas presidenciais, funcionários seniores de Genebra, visitas de doadores e outras partes interessadas de alto nível. Basicamente, todas as recepções de eventos e outros encontros durante os quais o protocolo deva ser observado;
• Garantir que os demais eventos organizados pela delegação (AMS, PGE, etc.) sigam o protocolo do evento da delegação e as normas internas;
• Para eventos sob sua supervisão, supervisionar/tratar de todos os aspectos logísticos, financeiros e administrativos envolvidos;
• Supervisionar o/a Assistente de Viagens para garantir um serviço de qualidade e respeito pelas regras e diretrizes, além de coerência, eficiência e eficácia dos processos em todos os locais;
• Garantir que as regras de segurança sejam atualizadas e distribuídas conforme solicitado;
• Coordenar com o Chefe de Suporte as regras de boas-vindas adequadas a serem aplicadas em todos os locais, de acordo com o contexto e conforme as diretrizes do CICV;
• Ser responsável pelo recrutamento e formação de novos membros da equipa de Gestão da Informação na Delegação Regional, incluindo escritórios e estruturas CSN;
• Compreender e supervisionar as atividades de Performance Management & Development (PMD) para os funcionários sob sua supervisão;
• Organizar reuniões regulares dentro de sua equipe para garantir a coordenação ideal do trabalho e o fluxo adequado de informações;
• Garantir que as descrições de cargos dos funcionários sob sua supervisão estejam atualizadas.

Requisitos mínimos de conhecimentos e experiência:

• Diploma universitário ou certificação ou experiência equivalente; o mestrado é uma vantagem;
• Excelente domínio de português, inglês e espanhol, com excelente capacidade de redação e expressão formal nestes idiomas (obrigatório);
• Conhecimento de francês é uma vantagem;
• Conhecimentos avançados de informática, incluindo Microsoft Office, SharePoint e IBM Lotus Notes;
• Certificação Enterprise Content Management;
• Experiência prestando suporte executivo em uma organização ou empresa internacional;
• Experiência em supervisão e coordenação de equipe;
• Experiência em gerenciamento e acompanhamento de projetos;
• Conhecimento do mandato e das atividades do CICV;
• Disponibilidade para viagens;
• Ter visto de trabalho no Brasil ou ser cidadão do Mercosul e países associados.

Sua atitude é tudo:

• Excelentes habilidades organizacionais e de priorização;
• Iniciativa, orientado/a para a solução, capaz de pensar fora da caixa, capaz de delegar e mobilizar outras pessoas;
• Capacidade de ouvir, ter empatia e ser flexível;
• Excelentes habilidades de comunicação, análise e apresentação;
• Capacidade de trabalhar em equipe com pessoas de diferentes culturas.

O que oferecemos:

• Uma grande oportunidade de trabalhar na organização humanitária mais respeitada do mundo;
• Criar impacto e influenciar o futuro da equipe da Chancelaria e da Delegação Regional;
• Desenvolvimento profissional estimulante e pacote de benefícios estimulantes;
• Uma equipe única, global e diversificada;
• Você ficará baseado/a na Delegação do CICV em Brasília, Brasil.

Informações adicionais:

• Data de início: 02/2021;
• 40 horas semanais;
• Contrato de exclusividade e de prazo indeterminado;

Os/as interessados/as devem encaminhar Carta de Motivação e Currículo para o endereço eletrônico bra_recruitment_services@icrc.org indicando no campo assunto "(cargo) – Nome Sobrenome (do/a candidato/a)". Data limite para candidatura: 17/01/2020