I. Responsabilités Générales du poste
L’Assistant-e Administratif-ve fournit un soutien administratif et est responsable en toute indépendance de la technologie et de l’information (T&I) et du Welcome sur son site d’affection. Il/elle agit en qualité de personne de référence pour les protocoles écrits, la correspondance, les procédures, les outils standard de la gestion de l’information et du welcome.
A cet effet, il/elle est chargé (e) de :
* Gérer les contacts internes et externes du chef de mission, à travers les outils CICR et superviser la mise à jour des contacts des autres unités.
* Filtrer, contrôler et prioriser les demandes orales/écrites et documents destinés au chef de mission.
* Rédiger la correspondance protocolaire ou informelle - de manière autonome - à la signature du chef de mission ; réviser celle des autres départements et s’assurer du respect des règles protocolaires.
* Rédiger les PV de réunions à la demande du chef de mission et suivre les délais.
* Compiler/finaliser des documents de synthèse, rapports périodiques, etc.
* Organiser les réunions et événements internes et externes à la demande du chef de mission de façon autonome (demande de proformas / suivis administratifs et logistiques liés à l’événement).
* Superviser et contribuer à l’utilisation des espaces collaboratifs et des bases de données du site de la mission de Cotonou.
* Appliquer, expliquer et faire appliquer les règles en matière de classement électronique.
* Accueillir les visiteurs, les renseigner et les orienter vers le/la collaborateur-trice concerné-e.
* Réceptionner, transférer et effectuer les appels téléphoniques.
* Faire les réservation des billets d’avion au départ de Cotonou pour les voyages professionnels.
* Confirmer les billets d’avion pour le personnel en mission à Cotonou.
* Interagir avec les autorités compétentes (ministères, consulats, etc.) sur les certificats, les visas, les permis, les inscriptions, etc.
* Coordonner et veiller à la réservation en temps voulu de l'hébergement approprié (hôtel, appartement, maison) pour le personnel CICR, consultants, étudiants et autre parties prenantes ; s'assurer qu'ils reçoivent toute l'information / documentation institutionnelle et administrative nécessaire.
* Négocier les prix et conditions d’hôtellerie sur place en fonctions des critères du CICR.
* Organiser les dossiers de bienvenue, les cartes de visite, les programmes d’information, etc.
* Aider à l’organisation d’événements protocolaires (réceptions, etc.) et exécuter les tâches de secrétariat pour le chef de mission (photocopies, mailings, envoi courrier à Genève ou dans les sous-sites, gestion de l’économat, etc.).
* Veiller à ce que le nouveau collègue ait son profil IT prêt et lui fournir son matériel IT.
* Organiser le briefing des nouveaux collaborateurs.