Asistente Administrativo, San Fernando -Apure
OBJETIVO DEL PUESTO
El/la Asistente Administrativo está a cargo de la caja, realiza registros contables en libros manuales de la estructura CICR en San Fernando de Apure (SFA), y está a cargo de administrar la(s) residencia(s) y oficina(s) y sus mobiliarios, realiza mantenimientos preventivos y correctivos, vela por el cumplimiento de las MSR en la(s) infraestructura(s) de la estructura CICR en SFA. El/la Asistente Administrativo está a cargo de elaborar y dar seguimiento a dispatch check list o correspondencia interna, administra y suministra materiales y artículos de oficina a los departamentos de la estructura.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
• Actualiza y recupera datos en/desde herramientas y bases de datos especializadas.
• Crea y mantiene actualizados archivos electrónicos o en papel.
• Seguimiento de procesos específicos.
• Garantiza el seguimiento de las facturas para referencias futuras, incluidas las auditorías.
• Redacta y finaliza correspondencia, bordereaux, presentaciones internas, actas de reuniones y otros documentos; comparte información entre los usuarios.
• Actualiza el cronograma, las tablas, gráficos y otras herramientas.
• Realiza tareas de secretaría como hacer fotocopias, destruir documentos y gestionar stocks de papelería.
• Aplica instrucciones de gestión de la información y vela por el cumplimiento de los procedimientos.
• Administra caja chica, según los procedimientos de contabilidad / seguridad del CICR.
• Asegura la precisión e integridad de las transacciones contables de acuerdo con los procedimientos financieros.
• Ayuda a garantizar que las operaciones funcionen sin problemas a través de una gestión eficiente del flujo de caja.
• Participa en actividades de cierre mensual.
• Conoce, aplica y cumple con todos los procedimientos administrativos y financieros y los plazos relacionados con su trabajo.
• Identifica anomalías u otros problemas y los informa a sus supervisores.
• Investigar y entablar negociaciones para la contratación de alquiler y mantenimientos correctivos de residencia(s) y oficina(s). Mantiene una relación fluida con los propietarios / representantes de los propietarios inmobiliarios.
• Mantiene inventario del mobiliario.
• Coordina las condiciones de las infraestructuras y servicios (internet, agua, electricidad etc.) de la(s) residencia(s) y oficina(s).
• Coordina y Verifica la implementación de los servicios técnicos de mantenimientos especializados y los no especializados de las instalaciones de la estructura CICR en San Fernando.
• Organiza los viajes del personal en misiones de acuerdo con las políticas de viajes del CICR a nivel local en la estructura CICR en San Fernando.
• Organiza los viajes para el personal CICR, interlocutores, invitados y miembros de la Sociedad Nacional a nivel local en la estructura CICR en San Fernando.
• Recibe todas las solicitudes de viaje en la estructura CICR en San Fernando y se asegura de que todos los documentos de respaldo estén allí y envía para validaciones.
REQUERIMIENTOS PROFESIONALES
• Profesional con título universitario en Administración o carreras afines.
• Experiencia laboral de al menos 3 años en actividades similares.
• Experiencia en el manejo de proyectos, análisis de información y redacción de informes.
• Manejo intermedio de inglés escrito, hablado y leído.
• Manejo eficiente del MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Capacidad para trabajar en equipo y también de forma autónoma.
CUALIDADES PERSONALES
• Liderazgo
• Proactividad
• Responsabilidad
• Capacidad de adaptación
• Enfoque en el beneficiario y en el cliente
• Capacidad para representación el CICR
• Trabajo en equipo y sentido de colaboración
Condiciones de Trabajo: Beneficios laborales competitivos. Oportunidad de contribuir con una organización humanitaria.
Lugar de trabajo: San Fernando, Apure (*Puesto especialmente para residentes en Venezuela)
Para postularse: Se invita a los interesados a remitir su CV y una carta de motivación de una página, al correo electrónico: caa_recruitment_services@icrc.org indicando en la referencia/subject: Proceso de Selección al Puesto de Asistente Administrativo, San Fernando– Apure.
Enviar postulaciones hasta el 15 de febrero de 2023.