RD Congo: nous cherchons nn-e Assistant.e Administratif .ve Fizi

L’Assistant administratif assure sous la supervision du/de la F&A Manager 1 et en coordination avec la Logistique d’Uvira, le soutien administratif, logistique et opérationnel nécessaire au bon fonctionnement de l’antenne de Fizi. 

Responsabilités et tâches spécifiques 
FINANCE ET ADMINISTRATION

Gestion de la caisse 
▪ Assure les décaissements et les paiements de la base de Fizi, y compris le paiement des salaires et des avances de travail. 
▪ Prépare les factures et les documents nécessaires pour les paiements par caisse, chèque ou virement bancaire. 
▪ Effectue quotidiennement le comptage et le rapprochement de la caisse. 
▪ Participe à la gestion de la trésorerie de la base de Fizi en veillant à la disponibilité des liquidités suffisantes et assure le réapprovisionnement de la caisse. 
▪ Classe, archive et assure le suivi des documents financiers pertinents et prépare les rapports requis. 
▪ Veille au respect des procédures et directives financières et les explique aux « clients »/demandeurs lorsque nécessaire. 
Gestion des infrastructures 
▪ Assure le suivi administratif des activités de maintenance de l'antenne.  
▪ Effectue des contrôles réguliers de l'état des locaux et informe rapidement UVI F&A Manager de tout besoin de maintenance ou de réparation.  
▪ Coordonne les interventions des techniciens et prestataires de services, selon les instructions du UVI F&A Manager, et assure le suivi de leur réalisation.   
▪ Prépare et transmet les demandes d'intervention ainsi que les documents administratifs nécessaires.  
▪ Assure le suivi des paiements récurrents (électricité, eau, gaz, carburant, téléphone, hôtels, etc.) en veillant à ce que les pièces justificatives soient transmises à l'équipe Finance d'Uvira selon les délais fixés.   
▪ Tient à jour les dossiers de maintenance, les contrats et toute la documentation liée aux infrastructures.  
▪ Met à jour les inventaires du mobilier et des équipements administratifs.  
▪ Tient à jour les bases de données relatives au stock administratif et au stock de contingence, et informe UVI F&A Manager lorsqu'un réapprovisionnement est nécessaire.  
▪ Assure la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services pour les questions administratives, selon les besoins. 
Gestion d’équipe – Agents de sécurité 
▪ Coordonne, gère et supervise l’équipe d’agents de sécurité affectée aux locaux de l’antenne.  
▪ Veille à ce que les agents de sécurité sous sa responsabilité accomplissent correctement leurs tâches, se présentent à l’heure, restent à leur poste jusqu’à la fin de leur service et ne dorment pas pendant leur garde.  
▪ Veille au respect par les agents de sécurité des procédures, consignes et règles de sécurité applicables aux locaux de l’ICRC.  
▪ Organise et supervise les horaires de garde, les tableaux de service et les remplacements pendant les congés, absences ou périodes de repos ; enregistre les absences du personnel et organise les remplacements nécessaires.  
▪ Assure l’encadrement quotidien des agents de sécurité, suit leur performance et signale tout problème lié à la discipline, à la présence ou au respect des procédures.  
▪ S’assure que les agents de sécurité connaissent et respectent les exigences de confidentialité ainsi que les règles de conduite professionnelle attendues par l’ICRC.  
▪ Coordonne, gère et supervise l’équipe de mamans de maison affectée aux résidences et locaux de CICR.  
▪ Veille à ce que le personnel d’entretien accomplisse correctement ses tâches et maintienne les standards requis en matière de propreté, d’hygiène et d’ordre dans les locaux.  
▪ Organise et supervise les horaires de travail, les plannings et les remplacements pendant les congés, absences ou périodes de repos ; enregistre les absences du personnel et organise le recours à des journaliers temporaires lorsque cela est nécessaire afin d’assurer la continuité des services.  
▪ Assure l’encadrement quotidien du personnel d’entretien, suit la qualité du travail effectué et veille au respect des tâches assignées.

▪ Veille à ce que les mamans de maison respectent les règles applicables dans les locaux de CICR, 
notamment en matière de confidentialité, de comportement professionnel et d’utilisation des équipements.  
▪ Signale tout problème lié à la performance, à la présence, au comportement du personnel ou aux besoins opérationnels.  
▪ Veille à la disponibilité et à l’utilisation appropriée du matériel et des produits d’entretien, et signale tout besoin de réapprovisionnement ou de maintenance. 
Gestion des hébergements et autres responsabilités 
▪ Assiste à l'organisation de l'hébergement du personnel du CICR en mission ou en visite professionnelle, en coordination avec UVI F&A Manager / Chef de Structure.  
▪ Tient à jour les listes des hôtels et des hébergements ainsi que les informations correspondantes dans Team Space (TS).  
▪ Tient à jour les registres d'hébergement des visiteurs et veille à l'exactitude des informations enregistrées.  
▪ Organise les réservations et l'attribution des chambres dans la base ou à l'hôtel, et informe les visiteurs des modalités de leur hébergement. 
▪ Reçoit les demandes ou les réclamations des visiteurs et les transmet au supérieur pour le suivi approprié.  
▪ Coordonne, lorsque nécessaire, les aspects logistiques liés à l'accueil et à l'hébergement des visiteurs (préparation des chambres, liaison avec les prestataires, etc.).  
▪ Assure le classement et la mise à jour de tous les documents administratifs liés à l'hébergement et à l'occupation des résidences. 
▪ Gestion de la correspondance reçue y compris le pouch à l’antenne et partage avec les collèges concernés 

LOGISTIQUE 
Suivi des véhicules et motos 
▪ S’assurer que les mouvements des véhicules et motos sont coordonnés conformément à la planification validée par la logistique d’Uvira  
▪ Informer la logistique d’Uvira de tout mouvement urgent validé avant son exécution  
▪ Partager avec la logistique d’Uvira les fiches de signalement de pannes afin de faciliter la planification des réparations  
▪ Vérifier que tous les logbooks sont correctement remplis selon les procédures du CICR  
▪ Transmettre à la logistique d’Uvira un rapport mensuel sur l’état et la disponibilité du matériel logistique à Fizi  
▪ S’assurer de la bonne gestion et du stockage du matériel terrain des chauffeurs et motards  
▪ Vérifier que les motards journaliers effectuent les contrôles techniques des motos avant chaque mission  
▪ S’assurer que les contrats des journaliers sont signés avant tout déploiement sur le terrain  
Suivi du carburant 
▪ Mettre à jour les fiches de suivi de consommation de carburant pour la zone de Fizi  
▪ Partager un rapport hebdomadaire de carburant avec le Log Site Manager d’Uvira  
▪ Alerter le Log Site Manager en cas d’anomalie ou de difficulté (ex : absence de justification de consommation, écarts, retards de transmission)  
Gestion des cargos 
▪ Confirmer la réception des cargos en provenance de Beni et Uvira au plus tard 1 jour après réception, et partager le waybill signé avec le site expéditeur  
▪ Organiser les expéditions finales de cargo conformément aux instructions du Log Site Manager d’Uvira, dans un délai maximum d’une semaine  
▪ Partager un rapport hebdomadaire sur la situation des cargos (réception, stockage, en attente, expédition)  
▪ S’assurer que les cargos en attente sont stockés correctement (sur palettes, conditions adaptées)  
▪ Veiller au respect de la chaîne de froid pour les médicaments jusqu’à leur distribution finale  
▪ S’assurer que tout cargo sortant de la base de Fizi est accompagné d’un waybill dûment rempli  
▪ Assurer le suivi des waybills jusqu’à leur retour signé par le destinataire final  
▪ Vérifier, lors de la réception ou de la livraison, que le nombre de colis reçus/livrés correspond au waybill, et signaler immédiatement toute différence ou anomalie  
▪ Ne pas considérer une expédition comme clôturée tant que le waybill signé n’est pas retourné  
▪ Archiver les waybills signés et les partager avec la logistique d’Uvira pour traçabilité  
▪ Anticiper et signaler les besoins en journaliers pour les activités logistiques avant leur mise en œuvre