Responsabilités et tâches principales
En tant que ministère de tutelle du CICR, le Ministère des Affaires étrangères joue un rôle clé dans la mise en œuvre des immunités et privilèges définis par l’accord de siège entre le CICR et la République Démocratique du Congo. Le rôle de cette position est de collaborer étroitement avec le Ministère des
Affaires étrangères, ainsi qu’avec les administrations locales, pour garantir le respect de ces dispositions. Ce poste vise également à soutenir le Management de la délégation dans la négociation et l’application des procédures et facilitations nécessaires au bon déroulement des activités humanitaires du CICR.
Responsabilités et tâches spécifiques
En collaboration avec les départements de support et le management, le/la Liaison Officer sera chargé(e) des missions suivantes :
▪ Développer et mettre en œuvre une stratégie d'engagement avec les acteurs clés (Ministère des Affaires étrangères, autres ministères, DGDA et administrations locales) pour assurer l'application de l'Accord de siège, notamment en matière de protocole, d'exemptions fiscales et douanières.
▪ Assurer une veille active sur les évolutions administratives, juridiques et politiques, et informer régulièrement le management des changements impactant les opérations.
▪ Maintenir et actualiser une base de données des contacts clés pour faciliter les interactions avec les parties prenantes.
▪ Gérer et suivre les dossiers administratifs (visas, cartes diplomatiques, exonérations, autorisations diverses) auprès des autorités compétentes.
▪ Identifier et résoudre les blocages administratifs en proposant des solutions adaptées et en intervenant auprès des interlocuteurs concernés.
▪ Sensibiliser les ministères et administrations sur les dispositions de l'Accord de siège via des ateliers ou des sessions d'information.
▪ Rédiger et archiver les correspondances officielles, rapports et comptes rendus, en respectant les normes protocolaires et administratives.
▪ Organiser et faciliter les rencontres entre le management et les autorités locales et nationales, en préparant les documents nécessaires et en accompagnant les responsables.
▪ Assurer une communication fluide entre les équipes internes et les autorités pour garantir la continuité et la cohérence des relations institutionnelles.
▪ Anticiper les besoins administratifs et proposer des solutions proactives pour éviter les blocages.
▪ Tenir informés les départements internes des changements législatifs ou administratifs ayant un impact sur les activités de l'organisation.
Profil et compétences requises
• Diplôme : Bac+3 en Droit, Sciences sociales et politiques, Relations publiques, Relations internationales, Communication ou domaine connexe.
• Expérience : Minimum 3-4 ans en tant qu’agent de liaison ou assistant protocole au sein d’une organisation internationale ou d’une structure gouvernementale.
• Langues : Maîtrise du français (écrit et parlé) ; bonne connaissance de l’anglais, un atout.
• Compétences :
o Excellentes capacités de représentation et de négociation.
o Solides compétences en rédaction et archivage de documents administratifs
(correspondances officielles, rapports, comptes rendus).
o Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint) et des
plateformes de messagerie (Outlook, Teams).
o Capacité à travailler sous pression, de manière autonome, avec un bon esprit d’équipe et
un sens aigu de l’organisation et du reporting.
• Autres exigences :
o Permis de conduire valide.
o Intégrité et comportement éthique irréprochable.
o Nationalité congolaise requise.