Sob a supervisão e orientação da pessoa Assistente Executivo/a e Gestora da Informação, o/a Assistente Administrativa (IM) terá as seguintes responsabilidades e tarefas:
• Conhecer e entender os componentes do Movimento da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho;
• Manter-se informado(a) sobre os princípios, objetivos e atividades do CICV na região;
• Seguir estritamente as regras de segurança, confidencialidade e de conduta do CICV;
• Respeitar e observar os regulamentos de pessoal da Delegação Regional do CICV no Brasil;
• A pessoa Assistente Administrativa pode ser convidada a exercer funções e tarefas correlatas, não previstas na presente descrição do trabalho, bem como a prestar apoio a outros departamentos quando necessário e solicitado pelo/a assistente executivo/a e/ou a alta gestão;
• Representar o CICV de maneira profissional em todos os momentos;
• Representar a alta gestão (MGMT) e o departamento com uma postura em base à discrição, confidencialidade aplicando as regras de representatividade e protocolo;
• Tratar informações sensíveis com absoluto sigilo, confidencialidade e discrição;
• Estar ciente das atividades de outros departamentos e manter contatos regulares;
• Desenvolver e manter um ambiente de trabalho agradável e de apoio com todos colegas e gerentes diretos, nos níveis locais e globais;
Gestão da Informação e Secretariado:
• Desempenhar tarefas de secretariado geral da DR, como preparação de apresentações, confecção de documentos e correspondências, gerenciamento de ligações e e-mails; bem como a atualização de calendários e apoio geral;
• Em apoio à pessoa Assistente Executiva, garantir que todos os documentos eletrônicos recebidos na caixa postal geral sejam devidamente distribuídos aos destinatários apropriados e em tempo hábil;
• Organizar e supervisionar a utilização do conjunto de ferramentas colaborativas de referência (ex: Team Space) e as bases de dados: no suporte, na estruturação, na formação, no estabelecimento de regras e em seu monitoramento, entre outros;
• Atualizar as informações gerais destas ferramentas colaborativas e manter os funcionários atualizados;
• Informar regularmente no boletim do suporte sobre novos desenvolvimentos, garantindo que os usuários estejam cientes sobre ferramentas e seus recursos;
• Quando necessário e solicitado, realizar briefings para novas pessoas empregadas residentes ou móveis sobre as ferramentas colaborativas de referência e de bases de dados, bem como sobre o fluxo da informação da Delegação, entre outras;
• Receber e enviar correspondências e malas diplomáticas (sede e campo), bem como distribuir correspondências da DR;
• Quando solicitado, atuará como ponto focal dos departamentos que não contam com apoio administrativo para a organização de eventos, executando atividades logísticas e administrativas dos eventos, como seminários, oficinas, palestras, entre outros;
• Apoiar nas questões administrativas junto aos coordenadores das áreas para assegurar o respeito aos procedimentos da Delegação para este fim;
• Apoiar os coordenadores no contato com os participantes dos eventos para uma melhor gestão com os setores de Welcome, Administração e Logística no que diz respeito à compra de passagens, hospedagens e apoio aos participantes antes, durante e após os eventos;
• Ser referência dos pontos focais na DR para rotinas de protocolo (fórmulas de tratamento epistolar), correspondência e identidade visual, além de: verficar a redação, gramática, ortografia e uso adequado de templates ou identidade visual;
• Garantir que toda a correspondência que saia da DR seja validada por pessoa qualificada e aplicar estas normas de acordo com o Guia de Representatividade da Delegação;
• Consultar e promover o Manual de Correspondência Institucional e monitorar a sua aplicação por todos os colaboradores;
• Propor soluções em casos de contradições entre normas e práticas locais;
• Conhecer as regras relativas às assinaturas, aplicá-las e promovê-las.
• Apoiar na preparação de procedimentos para a organização e troca de informações (entre a Delegação e demais escritórios), caso necessário;
• Ser responsável pela atualização e manutenção das pastas do departamento IM e, em apoio à pessoa Assistente Executiva, atualizar
e monitorar o Team Space (estrutura, pastas, documentos, metadados etc.) de Brasília;
• Ter ciência das atividades, prioridades e desafios da Delegação, bem como da situação nacional e internacional relacionada;
• sob a coordenação da pessoa Assistente Executiva, filtrar informações e atribuir prioridades;
• Conhecer os objetivos da Delegação e conhecer e outros atores relevantes para o cargo, bem como manter-se atualizado/a sobre a composição e estrutura do Governo/Estado;
• Atualizar os organogramas e as listas de sua responsabilidade e garantir que sejam atualizadas pelos departamentos;
• Manter-se atualizado/a com a chegada e saída de delegados móveis, residentes e atualizar as listas relacionadas;
• Apoiar atualização da base de dados da Gestão e garantir que exista uma rede ativa de contatos profissionais úteis para o CICV.
Treinamento e suporte - áreas de especialização:
• Organizar regularmente treinamentos e workshops para os pontos focais sobre temas relacionados à Gestão da Informação;
• Apoiar na organização de seminários e workshops sobre Gestão da Informação em nível nacional sobre os temas relacionados;
• Treinar e acompanhar os pontos focais, garantindo que conheçam e apliquem os procedimentos relacionados;
• Fornecer suporte geral sobre as ferramentas e procedimentos do CICV do Departamento de IM;
• Manter seus conhecimentos e habilidades atualizados em relação à tecnologia comum (MS office, Outlook, Skype e Teams, Lotus Notes, Intranet, entre outros);
• Trabalhar em coordenação com o departamento de TI para questões relativas ao gerenciamento de informações;
• Assegurar o respeito aos procedimentos apropriados para proteger, usar e armazenar materiais sensíveis (selos, papel timbrado com o logotipo do CICV, entre outros);
• Garantir que papéis timbrados, cartões de visita, envelopes e demais materiais atendam aos requisitos de identidade visual aplicáveis;
• Ser responsável por manter, atualizar e organizar as publicações e materiais de divulgação do departamento de IM.
Outras responsabilidades:
• Em apoio à pessoa Assistente Executiva, utilizar a plataforma de perfis do CICV e para os devidos seguimentos das requisições do departamento, quando necessário;
• Informar proativamente sobre projetos e desenvolvimentos IM e apoiar na implementação desses projetos (e programas associados) na DR ou em outros escritórios;
• Organizar arquivos atuais e intermediários e dar suporte aos usuários com o sistema de arquivamento eletrônico;
• Participar na divulgação de políticas, orientações e diretivas do departamento e participar de grupos de trabalho, se necessário;
• Na gestão de mudanças e na atualização de ferramentas colaborativas, garantir suporte aos usuários quando houver alterações nas ferramentas de trabalho (mensagens, telefonia, arquivos etc.) e garantir o acompanhamento, quando necessário;
• Caso necessário, realizar missões para apoio referente à Gestão da Informação, arquivos físicos, ministrar formação acerca de temas como: gestão da informação, uso de ferramentas institucionais, entre outros.);
• Quando necessário, participar de reuniões e acompanhamento da alta gestão na execução de decisões e estratégias, tomando notas e apoiando no que for necessário;
• Auxiliar na representatividade e na organização de recepções e outros eventos, utilizando-se dos protocolos institucionais, apoiando a pessoa Assistente Executiva na organização de visitas de alto nível (doadores ou interlocutores) no que tange ao protocolo e ao cerimonial, de acordo com o Guia de Cerimonial e Protocolo do CICV, assim como às leis dos países cobertos pela DR;
• Apoiar na compilação e preenchimento de relatórios e documentos (relatórios, atas de reuniões etc.);
• A pedido da pessoa Assistente Executiva, apoiar durante o processo de Plan for Results e Monitoring for Results.
