Assistant-e, support Management

04 juillet 2022

La délégation régionale du CICR à Paris recherche une personne expérimentée et très motivée afin de pourvoir le poste susmentionné.

Responsabilités :

Assiste le chef de délégation et aide l'équipe de management à organiser les priorités de la délégation.(80%)

  • Joue un rôle de facilitateur au sein de l'équipe de management et aide à la prise de décisions en matière de gestion de l'information et d'organisation en assurant des processus de travail coordonnés et efficaces, notamment en organisant les flux d'information
  • Est responsable de toutes les tâches d'assistanat et, entre autres : gestion du courrier électronique et papier, priorisation des demandes,
  • préparation des messages et de la correspondance formelle (interlocuteurs internes et externes de haut niveau) ou proposition de solutions,gestion des agendas et organisation/préparation des réunions (agenda et support),
  • initie, draft et finalise les comptes rendus/PV de séance (par exemple lors des réunions trimestrielle et hebdomadaire) et gère le calendrier institutionnel de la délégation.

Réception et accueil des visiteurs

  • Réception physique et téléphonique des visiteurs
  • Gestion des visiteurs de haut niveau ( coordination des agendas, prises de RDV, gestion des déplacements, accueil physique, ...)

Soutien de la gestion de l'information dans la délégation (20%), en support à l'assistante en charge de la Gestion de l'information

  • En fonction des outils à disposition, propose des mesures adaptées pour assurer le flux et le partage d'informations et de documents.
  • Organise et gère les flux d'information internes et externes, en tenant compte des besoins de la délégation et des évolutions technologiques, propose les changements et améliorations nécessaires afin d'assurer un traitement et un partage adaptés des documents.
  • S'assure que les messages électroniques et les documents (électroniques et papier) sont partagés avec les personnes concernées et les documents institutionnels correctement classés pour l'ensemble de la structure.
  • Assure les briefings des nouveaux arrivants.
  • Forme et apporte son support aux utilisateurs dans tous les domaines liés à la gestion de l'information et s'assure que les utilisateurs respectent les procédures liées à la gestion de l'information.

Soutient à la personne de référence pour l'ensemble de la structure, notamment en matière de respect du protocole CICR, règles de correspondance, sécurité des documents, classement et archivage et pour l'utilisation des outils informatiques standard. En cas de besoin, soutiendra voire coordonnera sur demande, la recherche de documents dans les archives de la délégation (contribution aux briefing file des visiteurs de haut niveau).

  • S'assure que tous les utilisateurs comprennent les enjeux et appliquent les politiques et procédures institutionnelles en la matière. Forme et apporte son support aux utilisateurs sur les sujets précités.

Tient à jour différentes bases de données et listes.

Formation – expérience requises

  • Niveau bac +2 ou équivalent.
  • 3-5 d'expérience professionnelle dans une fonction similaire avec de bonnes références.
  • Expertise en assistanat de haut niveau, bonne maitrise de la gestion de l'information
  • Parfaite maitrise écrite et orale du français (langue officielle). Très bonne capacité à communiquer oralement et par écrit en Anglais
  • Très bonnes connaissances des outils informatiques standards, y compris Word, Excel et Power Point. Expérience dans l'utilisation de plateformes/outils collaboratifs, internet, etc.

Profil

  • Capacité à travailler de manière autonome
  • Excellentes aptitudes organisationnelles et méthodologiques
  • Sens de l'initiative, pro activité et aptitude à fixer des priorités
  • Grande flexibilité, patience, diplomatie, résistance au stress inhérent à un poste multi-tâches et capacité d'adaptation aux changements
  • Orientation services et solutions (troubleshooter)
  • Très bonnes compétences en communication et aisance dans les contacts avec les interlocuteurs internes et externes de haut niveau
  • Capacité à travailler en équipe et bon esprit d'adaptation
  • Intérêt pour les activités humanitaires (spécialement le CICR)
  • Flexibilité pour déplacer, si besoin, dans toutes les zones couvertes par la Délégation Régionale de Paris.
  • Titulaire d'un titre de séjour/permis de travail valide.

Conditions

  • CDD de 12 mois
  • Statut resident
  • Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2022
  • Remuneration selon grille de salaire en vigueur
  • Remboursement du Pass Navigo à 100%
  • Mutuelle d'entreprise
  • Titres restaurants

Les personnes intéressées, ayant le profil et l'expérience requis, sont invités à soumettre leur candidature au responsable RH à l'adresse par_recrutement@icrc.org jusqu'au 17.07.2022 à minuit.

Merci de bien vouloir envoyer une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, le niveau de rémunération actuel et les contacts de trois personnes de référence.

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des tests et des entretiens.