RD Congo: nous recrutons un.e Assistant(e) Administratif (ve) Pôle de Formation Chirurgicale

Sous la supervision directe de Surgical Training Lead, l’Assistant Administratif(ve) Pôle de 
Formation Chirurgicale a comme responsabilité principale d’exécuter des tâches administratives 
et de secrétariat pour le compte du projet Pôle de formation Chirurgicale. 

1. Support au projet Pole de Formation Chirurgicale (Surgical Learning Hub – SLH)
   ▪ Gère les contacts internes et externes du projet, à travers les outils CICR et supervise la mise 
   à jour des contacts des autres unités.
   ▪ Accueille les visiteurs au projet et organise les réunions à l’interne
   ▪ Gère les agendas et organise les réunions avec des interlocuteurs internes ou externes du 
   projet et gère les aspects logistiques.
   ▪ Rédige les PV de réunion et identifie/suit les délais
   ▪ Filtre et priorise les demandes orales/écrites de rendez-vous et documents destinés au projet
   ▪ Rédige en français la correspondance protocolaire ou informelle - de manière autonome - à la 
   signature des parties ; met en page et/ou relit leur correspondance, les rapports ou autres 
   documents si nécessaire, 
   ▪ Sur demande du/de la supérieur-e hiérarchique rédige des procédures ou directives liés au 
   projet.
   ▪ Contrôle les documents destinés au Management pour signature (contrats, Protocole 
   d’accord, factures, …)
   ▪ Révise la correspondance rédigée par les unités et s’assure du respect des règles 
   protocolaires.
   ▪ Compile/finalise des documents de synthèse, rapports périodiques, collecte les informations 
   sur le projet et les partage avec le/a Surgical Treaning Lead. 
   ▪ Exécute ou supervise les tâches de secrétariat pour le projet (photocopies, mailings, envoi 
   courrier au site principal, etc.).
   ▪ Organise les réunions et événements internes et externes à la demande du Surgical Treaning 
   Lead de façon autonome (demande de proformats / suivis administratifs et logistiques liés à 
   l’événement).
   ▪ Exécute, de façon autonome, des tâches administratives complexes (Service Réquisition / 
   suivi et paiement factures / payement de perdiem/ transport/gestion des journaliers avec 
   appuis des ressources humaines).
   ▪ Participe à l’organisation de visites de donateurs ou autres interlocuteurs de haut niveau.
   ▪ Extrait des informations de bases de données et d'outils spécialisés, et les met à jour. 
   ▪ Crée et tient à jour des fichiers papier ou électroniques. 
   ▪ Prépare et finalise des courriers, des bordereaux, des présentations internes, des procès-verbaux de réunions et d'autres documents ; diffuse les informations pertinentes aux 
   personnes concernées. 
   ▪ Assiste le Surgical Treaning Lead dans la Collecte, analyse et enregistrement des données 
   statistiques en lien avec le PFC.

2. Briefing et support 
▪ Organise le briefing sur le projet des nouveaux collaborateurs,
▪ Briefe sur les règles et procédure liés au projet.
▪ Explique le processus de traitement des Chrono IN & Out selon les procédures établies 
(Numérisation / conservation papier)
▪ S'assure que le papier en-tête, cartes de visite, enveloppes, etc. sont conformes aux règles 
en vigueur en matière d’identité visuelle.
▪ Gestion des programmes de briefing / débriefing pour les arrivées et départs en collaboration 
avec la chancellerie.

3. Tâche de secrétariat
▪ En charge de la distribution de tout document électronique reçu avec les départements 
concernés.
▪ Assure le suivi des courriels en collaboration avec la-e team leader et la-e teaching nurse et 
veille à la fluidité de la communication avec les partenaires. 
▪ Assurer la sécurité du matériel (backup des données, tampons, badges, scellés, papier en-tête, etc.) et des informations sensibles.
▪ Gère l’économat du stock de matériel liés au projet (Inventaire / renflouement de stock).

4. Accueil et transport
▪ Assure la préparation logistique de réunions, notamment la mise en place des salles et du 
matériel ainsi que l'aménagement technique nécessaire à la tenue de conférences 
téléphoniques, de présentations et de vidéoconférences. 
▪ Informe les welcome des visiteurs interne et externe liés au projet.
▪ Avec les welcome, veille à l’organisation la logistique des déplacements des participants aux 
cours, réservation des salles de cours, au besoin logement des participants, réservations 
d’hôtel, vols Red ou bateau, per-diem, relevés de présence, questionnaires de satisfaction. 

• Diplôme minimum de Graduat (Bac+3) en Administration, Informatique de Gestion, droit, 
secrétariat de direction (obligatoire). 
• 2-3 ans d’expérience professionnelle en qualité de secrétaire de direction, Assistant 
Administratif ou dans une position similaire au sein d’une Organisation Internationale 
• Expérience dans le traitement, distribution du courrier 
• Expérience dans le classement et Archivage de dossiers
• Expérience dans l’accueil téléphonique et physique
• Expérience dans le suivi budgétaire et rapportage
• Expérience dans la rédaction de documents et lettres 
• Expérience dans la gestion des stocks, l’organisation des réunions 
• Maitrise Orale et écrite du Français et de l’Anglais 
• Excellente maitrise des outils informatiques (Microsoft Word, Excel, Power point, Outlook ; 
etc.) et bases données 
• Bon sens de l’organisation et d’initiative. 
• Intègre dans toutes ses activités. 
• Disponible et flexible. 
• Capacité à travailler indépendamment et sous stress.
• De Nationalité Congolaise